Cách xóa email Outlook trùng lặp Cách thực hành tốt nhất

How To Remove Duplicate Outlook Emails Best Practice Ways

Các email Outlook trùng lặp sẽ không chỉ chiếm dung lượng lưu trữ mà còn có thể ảnh hưởng đến hiệu suất của Outlook. Đây bài đăng này từ Công cụ nhỏ sẽ chỉ cho bạn một số nguyên nhân có thể gây ra các email trùng lặp trong Outlook và cách khắc phục xóa email Outlook trùng lặp .

Outlook là một ứng dụng email phổ biến giúp việc liên lạc với khách hàng và đồng nghiệp trở nên nhanh chóng và thuận tiện. Tuy nhiên, nó không thể tự động lọc và xóa các email trùng lặp. Và, các email trùng lặp sẽ chiếm nhiều dung lượng lưu trữ, làm giảm hiệu suất của Outlook và khiến việc quản lý email trở nên khó hiểu và phức tạp.

Tại sao có nhiều email trùng lặp trong Outlook?

Nguyên nhân có thể của email Outlook trùng lặp

Dưới đây là một số nguyên nhân có thể gây ra các email Outlook trùng lặp:

Các quy tắc Outlook khác nhau đã được thiết lập cho cùng một email, khiến thư bị sao chép sang nhiều vị trí.
Nhập khẩu không chính xác Tệp PST dẫn đến các email trùng lặp.
Sử dụng cùng một tài khoản email trên các thiết bị khác nhau có thể khiến email bị đồng bộ hóa nhiều lần.
Hộp thư đến được cập nhật ít thường xuyên hơn.

Sau khi hiểu cơ bản về lý do tại sao có nhiều bản sao trong Outlook, hãy xem cách xóa email trùng lặp trong Outlook.

Cách tìm và xóa email Outlook trùng lặp

Cách 1. Đảm bảo tất cả các quy tắc đều đúng

Như đã đề cập trước đó, việc đặt quy tắc không phù hợp cho email là nguyên nhân phổ biến dẫn đến email trùng lặp. Ví dụ: nếu bạn thiết lập email từ một người dùng nhất định được lưu trữ trong nhiều thư mục, điều này sẽ dẫn đến một số lượng lớn email trùng lặp. Để loại trừ nguyên nhân này, bạn cần kiểm tra các quy tắc Outlook của mình.

Bước 1. Mở Outlook. Ở đây bạn có thể quan tâm đến bài viết này: [Giải pháp mới nhất] Outlook bị kẹt khi tải hồ sơ trong Windows 10 .

Bước 2. Nhấp vào Tài liệu > Quản lý quy tắc & cảnh báo .

Bước 3. Trong cửa sổ mới, bạn sẽ thấy tất cả các quy tắc bạn đã tạo. Chọn từng quy tắc một để tìm những quy tắc có thể gây ra sự trùng lặp email, sau đó nhấp vào giá trị được gạch chân để chỉnh sửa nội dung quy tắc.

Bước 4. Cuối cùng, nhấp vào Áp dụng Và ĐƯỢC RỒI để làm cho những thay đổi có hiệu lực.

Cách 2. Lên lịch gửi/nhận tự động

Nếu khoảng thời gian bạn đặt để Outlook gửi/nhận email quá ngắn, điều này cũng có thể gây ra tình trạng trùng lặp email. Tại đây bạn có thể xem cách lên lịch khoảng thời gian gửi/nhận tự động thích hợp.

Bước 1. Trong Outlook, nhấp vào Gửi đi nhận lại > Nhóm gửi/nhận > Xác định nhóm gửi/nhận .

Bước 2. Theo mặc định, bạn chỉ có thể thấy một nhóm có tên Tất cả các tài khoản . Bạn có thể nhấp vào Mới để tạo nhóm tài khoản mới. Sau đó chọn nhóm tài khoản mục tiêu để thiết lập khoảng thời gian (Khoảng thời gian gửi/nhận mặc định của Outlook là 30 phút) trong phần Lên lịch gửi/nhận tự động cứ sau XX phút phần.

Ngoài ra, hãy đảm bảo hộp kiểm bên cạnh Lên lịch gửi/nhận tự động cứ sau XX phút được đánh dấu.

Bước 3. Nhấp vào Đóng để thoát khỏi cửa sổ.

Cách 3. Chạy Công cụ dọn dẹp hội thoại

Clean Up là một tiện ích tích hợp trong Outlook có thể giúp bạn tìm các email trùng lặp trong Outlook và xóa chúng. Bạn có thể làm theo các bước dưới đây để sử dụng công cụ Clean Up.

Bước 1. Trong Outlook, chọn Hộp thư đến hoặc thư mục thư khác rồi nhấp vào Dọn dẹp biểu tượng. Lựa chọn Dọn dẹp thư mục hoặc Dọn dẹp thư mục & thư mục con từ trình đơn thả xuống.

Bước 2. Trong cửa sổ mới, nhấp vào Cài đặt . Cuộn xuống để chọn thư mục lưu trữ các mục đã xóa và định cấu hình một số cài đặt khác từ Dọn dẹp cuộc trò chuyện phần.

Bước 3. Nhấp vào ĐƯỢC RỒI để lưu các thay đổi.

Bước 4. Tiếp theo, nhấp vào Dọn dẹp thư mục lựa chọn.

Để biết thêm thông tin về công cụ Dọn dẹp Hội thoại, bạn có thể tham khảo trang này: Sử dụng tính năng Dọn dẹp hội thoại để xóa tin nhắn thừa .

Lời khuyên: Nếu các email quan trọng của bạn bị xóa nhầm, đừng lo lắng. Bạn có thể thử lấy lại chúng bằng cách sử dụng MiniTool Power Data Recovery. Cái này phần mềm khôi phục dữ liệu miễn phí có thể một cách hiệu quả khôi phục ảnh đã xóa , Tài liệu Office, video, âm thanh, email, v.v. từ máy tính Windows của bạn.

Phục hồi dữ liệu điện MiniTool miễn phí Bấm chuột để tải xuống 100% Sạch sẽ & An toàn

Cách 4. Đặt không nhập bản sao

Nếu bạn thường xuyên nhập các tệp Outlook PST bằng tính năng Nhập, điều quan trọng là bạn phải chọn tùy chọn “Không nhập các bản sao” trong quá trình nhập.

Bước 1. Nhấp vào Tài liệu > Mở và xuất > Nhập khẩu xuất khẩu . Chọn Nhập từ chương trình hoặc tệp khác tùy chọn và nhấp vào Kế tiếp .

Bước 2. Chọn Tệp dữ liệu Outlook (.pst) và nhấp vào Kế tiếp .

Bước 3. Chọn Không nhập trùng lặp tùy chọn và nhấp vào Kế tiếp hoặc Hoàn thành .

Bấm để Tweet

Cách 5. Sử dụng Outlook Duplicate Remover

Các phương pháp được giới thiệu ở trên có thể không tìm được và dọn sạch tất cả các email trùng lặp của Outlook. Một cách khác để loại bỏ các email Outlook trùng lặp là sử dụng công cụ loại bỏ email trùng lặp chuyên nghiệp và miễn phí, chẳng hạn như Kernel for Outlook Duplicates Remover.

Công cụ này có thể giúp bạn loại bỏ các email trùng lặp trong Outlook miễn phí (Phiên bản dùng thử có thể giúp loại bỏ miễn phí tối đa 10 mục trùng lặp trên mỗi thư mục). Bạn có thể đi đến trang web chính thức của nó để cài đặt và dùng thử (Vui lòng tải xuống và sử dụng nó và tự chịu rủi ro).

Cũng đọc:

Cách xóa các tập tin trùng lặp trên ổ flash USB
Cách tìm/xóa/ngăn chặn các tệp trùng lặp trong OneDrive

Dòng dưới cùng

Tóm lại, bài đăng này giải thích một số cách giúp bạn xóa email Outlook trùng lặp. Hãy thử những cách được liệt kê ở trên.

Ngoài ra, để khôi phục email đã xóa hoặc các tệp khác, hãy cân nhắc sử dụng MiniTool Power Data Recovery Free.

Phục hồi dữ liệu điện MiniTool miễn phí Bấm chuột để tải xuống 100% Sạch sẽ & An toàn

Nếu bạn tìm thấy bất kỳ giải pháp hiệu quả nào khác để tìm các email trùng lặp trong Outlook, bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua [email được bảo vệ] .